Unliebsame Aufgaben aufschieben – wer kennt das nicht?

Die „Aufschieberitis“, von Experten Prokrastination genannt, ist eine Arbeitsstörung, bei der Aufgaben trotz vorhandener Gelegenheit und Kompetenz nicht oder erst viel zu spät erledigt werden. Von dieser Störung sind vor allem Personengruppen betroffen, die selbstgesteuert arbeiten. Das sind z.B. Selbstständige, aber auch Studenten.

Prokrastinieren heißt konkret,

  • die anstehenden Aufgaben werden nicht oder viel zu spät erledigt
  • stattdessen werden alternative Tätigkeiten ausgeführt (Putzen, Lesen, Spielen)
  • die Alternativtätigkeit bringt keine Freude und dadurch auch keine Erholung, weil die eigentliche Aufgabe viel zu präsent ist („eigentlich müsste ich ja …“)

Prokrastination ist ungesund

Neben dem unguten Gefühl, das Prokrastinierer nur zu gut kennen, kann dieses Verhalten auch krank machen. Die Ursache dafür liegt zum einen darin, dass Prokrastinierer sich permanent unter Wert verkaufen: Sie wissen, dass ihre Leistung viel besser sein könnte.

Zum anderen schaffen sie aufgrund der zeitraubenden Alternativtätigkeiten immer nur ihre „Müssen-To-Do-Liste“, nicht aber die für das Wohlbefinden so wichtige „Wollen-To-Do-Liste“. Wenn Wertschätzung und Erholung auf der Strecke bleiben, führt das zwangsläufig zu Frustration.

Sie sollten also unbedingt nach Wegen suchen, die Arbeitsstörung zu überwinden. Das können Sie – wenn Sie

  • anerkennen, dass Sie prokrastinieren
  • analysieren, wie Sie prokrastinieren und
  • die in der Analyse ermittelten Schwachstellen zielgerichtet angehen.

Jeder prokrastiniert anders

Um Ihr Schreibverhalten verbessern zu können, müssen Sie es untersuchen. Denn erst wenn Sie Ihre ganz persönlichen Schwächen beim Schreiben kennen, können Sie auch gezielt dagegen vorgehen.

1. So essen Sie einen Elefanten

Wenn ein riesiger Berg Arbeit vor Ihnen liegt und Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, kann sich das so anfühlen, also ob Sie einen Elefanten essen sollen. Das geht natürlich nicht – zumindest nicht mit einem Biss.

Schreibprojekte, die zu groß sind, um sie gleich zu Anfang komplett überblicken zu können, sollten Sie in überschaubare Abschnitte aufgliedern und sich Stück für Stück durcharbeiten. Irgendwann ist auch der größte Elefant aufgegessen bzw. die schwerste Aufgabe gelöst.

Der Elefant kann unterstützend visualisiert werden, z.B. als Bild über dem Schreibtisch oder als „Fortschrittsanzeige“. Kennzeichnen Sie dazu die einzelnen Teilaufgaben auf dem Elefanten und streichen Sie diese nach Erledigung durch.

2. Welches Ziel verfolgen Sie?

Bei unklar formulierten Aufgaben ist es oft schwer, den Sinn dahinter zu erkennen.

Machen Sie sich Gedanken darüber, welches Ziel Sie mit Ihrem Schreibprojekt verfolgen. Bei der Herausarbeitung können Sie die SMART-Formel oder das Zürcher Ressourcenmodell (ZRM) nutzen.

Wer gern handlungsbezogen denkt, sollte sich SMARTe Ziele setzen. Das Zürcher Ressourcenmodell verfolgt mit den „Motto-Zielen“ einen haltungsbezogenen Ansatz.

3. Sorgen Sie für etwas Spaß

Wenn Sie sich gelangweilt fühlen, können Sie den Schreibprozess als Spiel ansehen. Untersuchungen haben gezeigt, dass „Gamification“, also die Übertragung von (computer)spieltypischen Elementen in spielfremde Bereiche, die Motivation steigert.

4. Trennen Sie die Aufgabe von Ihren Emotionen

Bei unliebsamen Aufgaben ist der Widerstand dagegen oft größer als der Aufwand, sie einfach schnell zu erledigen.

Schlucken Sie deshalb „die größte Kröte“ des Tages gleich am Morgen. Dann haben Sie das Schlimmste hinter sich und können sich auf den Tag freuen.

5. Planen Sie Ihr Schreibprojekt

Wenn Sie den Zeitaufwand unterschätzen (und deshalb zu spät anfangen), kann ein Arbeits- und Zeitplan hilfreich sein.

Erstellen Sie gleich zu Beginn Ihres Schreibprojektes einen Plan mit allen anstehenden Aufgaben. Notieren Sie sich zu jeder Aufgabe die Zeit, die Sie – aufgrund Ihrer Erfahrungen – für notwendig halten. Achten Sie darauf, den Aufwand realistisch einzuschätzen. Schlagen Sie jetzt noch etwa ein Drittel dieser Zeit als Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen oben drauf.

6. „Schnelle Ergebnisse“ bringen schnelle Motivation

Bei komplexen Arbeiten gibt es am Anfang viel zu bedenken. Und so dauert es oft eine Weile, bis Sie erste Ergebnisse, also geschriebene Seiten, vorweisen können.

Wenn Sie sich gleich zu Beginn Aufgaben suchen, die mit geringem Aufwand einen hohen Nutzen versprechen, so genannte Quick Wins, wird Sie das motivieren. Bei wissenschaftlichen Texten zählt z.B. die Ausarbeitung einer detaillierten Gliederung zu den „schnellen Ergebnissen“.

7. Weniger ist manchmal mehr

Wenn es Ihnen schwerfällt, Aufgaben zu Ende zu bringen, sollten Sie über Ihren Anspruch nachdenken.

So löblich Perfektionismus auch ist, so störend kann er sein. Überlegen Sie sich, wie viel Perfektion Sie im Schreibprozess brauchen und ob an einigen Stellen etwas (gesunder) Pragmatismus vielleicht besser wäre.

Halten Sie sich vor Augen, dass laut Pareto-Prinzip 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent einen viel höheren Aufwand.

8. So setzen Sie Prioritäten

Tun Sie sich schwer mit Entscheidungen?

Die Eisenhower-Matrix ist ein Instrument des Projektmanagements, mit dem Sie Ihren Aufgaben klare Prioritäten zuweisen können. Die Einordnung in die Kategorien „wichtig“ und „dringend“ erleichtert Ihnen dann die Entscheidung.

9. Nutzen Sie Ihre Erfahrungen

Wenn Sie schlechte Erfahrungen von einer Aufgabe abhalten, könnten Sie über Standardisierungen nachdenken. Denn wer immer wieder in alte Muster verfällt und bekannte Fehler wiederholt, kann sich nicht weiterentwickeln.

Der PDCA-Zyklus ermöglicht durch das mehrmalige Durchlaufen der vier Stufen „Plan“, „Do“, „Check“, „Act“ den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Wie groß ist Ihr Leidensdruck?

Veränderungen sind bekanntermaßen nur möglich, wenn wir Leidensdruck oder Leidenschaft verspüren. Fragen Sie sich abschließend:

  • Bin ich mit dem Ergebnis der Arbeit, die auf den letzten Drücker fertig wird, zufrieden?
  • Welche Folgen hat es, bestimmte Aufgaben nicht oder erst viel zu spät zu erledigen?
  • Möchte ich an der Situation etwas ändern? Wenn ja, was will ich ändern und wie soll sich das anfühlen?

Nur wenn sie wirklich bereit sind, etwas zu ändern, werden Sie damit auch erfolgreich sein.

Finden Sie Ihren persönlichen Motivator

Steigern Sie Ihre Motivation beim Schreiben. Alles, was Sie dafür brauchen, ist ein klares Ziel vor Augen, eine zu Ihnen passende Struktur und die richtige Einstellung.

Setzen Sie sich ein realistisches Ziel

Fragen Sie sich zunächst, was Sie erreichen wollen. Wenn sie sich nicht sicher sind, was Sie überhaupt machen müssen, können sie das mithilfe der Eisenhower-Matrix herausfinden.

Zur Zielsetzung nutzen Sie SMART oder die „Motto-Ziele“ des ZRM. Generell ist wichtig, dass Sie

  • kleine Schritte gehen (und sich überschaubare Etappenziele definieren),
  • Erinnerungshilfen (z.B. in Form von Visualisierungen) nutzen und
  • eine Belohnung für jedes Etappenziel in Aussicht stellen.

Organisieren Sie Ihr Schreibprojekt

Überlegen Sie sich, was Sie bis wann und in welcher Reihenfolge erledigen wollen. Entwerfen Sie sich dazu einen realistischen Arbeits- und Zeitplan, gleichen Sie den Plan regelmäßig mit dem Ist-Stand ab und betreiben Sie ein angemessenes „Risikomanagement“.

Werfen Sie nun einen Blick auf Ihr Umfeld und fragen Sie sich, was Ihnen bei der Arbeit hilft. So wünscht sich der eine Austausch mit Gleichgesinnten. Ein anderer braucht absolute Ruhe. Und ein dritter wird erst produktiv, wenn er sich zu festgelegten Arbeitszeiten an den Schreibtisch setzt.

Binden Sie Ihr Umfeld in Ihr Schreibprojekt ein. Während Sie konzentriert arbeiten, sollten Sie sich nicht von Alltagssorgen ablenken lassen. Organisieren Sie deshalb schon im Vorfeld die Betreuung Ihrer Kinder oder stellen Sie Ihre Finanzierung sicher.

Überprüfen Sie Ihre Erwartungshaltung

Auch wenn das jetzt sehr banal klingt: Überlegen Sie sich, welche Erwartungen Sie an die Arbeit knüpfen? Es ist z.B. ein Unterschied, ob Ihnen der Wissen- oder der Scheinerwerb wichtiger ist. An diesen Parametern wird sich der Aufwand bemessen, den Sie für ein zufriedenstellendes Ergebnis betreiben müssen.

Ebenso sollten Sie sich fragen, ob Sie die Erwartungen kennen, die andere an Sie und Ihre Arbeit stellen. Wenn Ihnen klar ist, wem Sie helfen oder wen Sie eventuell enttäuschen, kann das Einfluss auf Ihre Arbeitsweise haben.