Um die Produktionsabläufe bei einem bekannten japanischen Autobauer effizienter zu gestalten, entwickelte der Technologe Taiichi Ohno das so genannte „Toyota-Produktionssystem“. Dieses beruht auf der Management-Philosophie Kaizen (zu Deutsch: Veränderung zum Besseren), das inzwischen zur Grundlage moderner Qualitätssicherung geworden ist.

Das 5-S-Programm ist der Teil des Kaizen, der bei der Optimierung des Arbeitsplatzes hilft.

Ordnung entsteht nicht von allein …

… sie muss von Ihnen selbst geschaffen und erhalten werden.

Ich empfehle Ihnen, die fünf Punkte des Programms als methodisches Werkzeug auf dem Weg zu einem störungsfreien Arbeitsplatz zu nutzen:

1. Seiri – Sortieren

Alle nicht täglich benötigten Arbeitsmaterialien haben an Ihrem Arbeitsplatz nichts verloren. Sorgen Sie für Freiraum zum Denken.

Werfen Sie einen Blick auf Ihr Arbeitsumfeld und überlegen Sie sich, was Sie tatsächlich immer brauchen: Computer, Handy, Ladekabel, … Alles, was nicht täglich im Einsatz ist, können Sie in Schubladen oder Regale packen. Bei der Entscheidung, was wohin gehört, hat sich folgende Regel bewährt:

Je weniger etwas benutzt wird, umso weiter entfernt von Ihnen darf es platziert werden.

2. Seiton – Standort definieren

Überlegen Sie sich ein sinnvolles Ordnungssystem und weisen Sie allen Arbeitsmaterialien einen festen Platz zu. Die Idee dahinter ist ganz einfach:

Alles, was seinen Platz hat, wird auch schnell wiedergefunden.

3. Seiso – Sauber halten

Räumen Sie regelmäßig auf und halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber. Konzentrieren Sie sich beim Aufräumen auf das Wesentliche und lassen Sie manchmal einfach los:

Erledigtes und Unwichtiges gehört in den Papierkorb!

4. Seiketsu – Standardisieren

Achten Sie auf nachvollziehbare Benennungen in der Ablage, visualisieren Sie Ihre anstehenden Aufgaben und arbeiten Sie mit To-do-Listen. Mit Gamification kann das sogar Spaß machen.

5. Shitsuke – Selbstdisziplin üben

Ordnung, Struktur und Sauberkeit lassen sich nur mit persönlichem Einsatz langfristig erhalten. Legen Sie sich deshalb Ordnungsrituale zu. Räumen Sie zum Beispiel jeden Abend Ihren Schreibtisch auf oder überprüfen Sie jeden Montagmorgen Ihre Arbeitsmaterialien.

Probieren Sie es aus. Sie werden sehen, dass Sie mit der 5-S-Methode schnell die nötige Struktur in Ihren Schreibprozess bringen können. Das steigert die Motivation und fördert Ihr Wohlbefinden beim Schreiben.