Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass Sie mehr aus der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit herausholen könnten? Dann versuchen Sie doch mal, Ihren Arbeitstag etwas besser zu planen.

Starten Sie motiviert in den Tag

Die ALPEN-Methode ist ein effizientes Tool des Zeitmanagements. Sie wurde von Lothar Seiwert entwickelt und eignet sich vor allem für die Tagesplanung. Diese sollte, so sagt der Erfinder, idealerweise schon am Tag davor erfolgen.

Meiner Erfahrung nach ist das nicht notwendig. Die Planung kann auch als erste Aufgabe des Tages angesehen werden. Und so habe ich deshalb für mich – entgegen der Empfehlung – die ALPEN-Methode als „Morgenritual“ etabliert.

Die fünf Schritte zum Erfolg

1. Aufgaben notieren

Erstellen Sie sich eine To-do-Liste mit den anstehenden Aufgaben und Terminen.

Dabei geht es ausschließlich um die Aufgabe selbst, nicht um eine Priorisierung. Dringlichkeit, logische Reihenfolge oder Wichtigkeit spielen hier (noch) keine Rolle. Das machen Sie später.

2. Länge der Aufgaben einschätzen

Legen Sie für jede Aufgabe die Zeit fest, die Sie für die Erledigung benötigen werden.

Achten Sie darauf, den Zeitrahmen realistisch einzuschätzen. Ein zu üppiges Budget ist hier ebenso kontraproduktiv wie ein zu knappes.

3. Pufferzeiten einplanen

Da jede Planung nur eine Projektion der Zukunft ist, sollten Sie sich immer auch auf unvorhergesehene Ereignisse einstellen. Nehmen Sie als Richtwert einfach die 60:40-Regel:

60 Prozent Ihrer Arbeitszeit können Sie fest verplanen
40 Prozent brauchen Sie als Zeitpuffer

Schlagen Sie diesen Wert am besten gleich auf den ermittelten Zeitbedarf für die jeweilige Aufgabe drauf.

4. Entscheidungen treffen

Sobald Sie den zeitlichen Rahmen Ihrer Aufgaben kennen, können Sie auch proirisieren. Dafür sind die Eisenhower- oder die ABC-Methode geeignet.

5. Nachkontrolle

Blicken Sie nicht nur nach vorn, sondern auch zurück!

Kontrollieren Sie zunächst, ob Sie alle wichtigen Aufgaben erledigt haben. Abschließend sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, welchen Gewinn Ihnen die Planung gebracht hat – und was sich beim nächsten Mal noch optimieren ließe.