Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass Sie mehr aus der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit herausholen könnten? Dann versuchen Sie es doch mal mit einer guten Tagesplanung.

Starten Sie motiviert in den Tag

Die ALPEN-Methode ist ein effizientes Tool des Zeitmanagements. Sie wurde von Lothar Seiwert entwickelt und eignet sich vor allem für die Tagesplanung. Diese sollte, so sagt der Erfinder, idealerweise schon am Abend davor erfolgen.

Beim Schreiben ist das meiner Erfahrung nach nicht notwendig. Die Planung der anstehenden Aufgaben kann auch die erste Aufgabe des Tages sein. So habe ich für mich – entgegen der Empfehlung – ALPEN als mein „Morgenritual“ etabliert.

Tagesplanung in fünf Schritten

1. Aufgaben notieren

Erstellen Sie sich eine To-do-Liste mit den anstehenden Aufgaben und Terminen.

Dabei geht es zunächst nur um die Aufgabe selbst, nicht um eine Priorisierung. Dringlichkeit, logische Reihenfolge oder Wichtigkeit der Aufgabe spielen hier (noch) keine Rolle. Darum kümmern Sie sich später.

2. Länge der Aufgaben einschätzen

Legen Sie für jede Aufgabe einen bestimmten Zeitrahmen fest.

Versuchen Sie, die voraussichtlich benötigte Zeit so realistisch wie möglich einzuschätzen. Ein zu üppiges Budget ist hier ebenso kontraproduktiv wie ein zu knappes.

3. Pufferzeiten einplanen

Da jede Planung nur eine Projektion auf die Zukunft ist, sollten Sie sich auch auf unvorhergesehene Ereignisse einstellen. Nehmen Sie als Richtwert dafür am besten die Zehn-Prozent-Regel:

Schlagen Sie zehn Prozent des ermittelten Zeitbedarfs jeder Aufgabe auf die veranschlagte Zeit drauf. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

4. Entscheidungen treffen

Sobald Sie den zeitlichen Rahmen Ihrer Aufgaben kennen, können Sie auch priorisieren. Dafür empfehle ich Ihnen die Eisenhower-Methode.

5. Nachkontrolle

Blicken Sie bei der Tagesplanung nicht nur nach vorn, sondern auch zurück!

Kontrollieren Sie zunächst, ob Sie alle wichtigen Aufgaben erledigt haben. Abschließend sollten Sie sich noch Gedanken darüber machen, welchen Gewinn Ihnen die Tagesplanung gebracht hat. Und überlegen Sie sich auch, was Sie beim nächsten Mal besser machen könnten.